Créer et structurer vos projets
Chaque projet Odoo correspond à une commande client ou à une mission. Vous le créez depuis le module Projet ou directement depuis un bon de commande validé dans Odoo Ventes, les informations client se remplissant automatiquement.
La première chose à configurer : les étapes de votre pipeline. Odoo propose des colonnes Kanban personnalisables selon votre processus. Pour une ESN ou un cabinet de conseil, des étapes classiques ressemblent à : Cadrage, En cours, En révision, Livré. Pour une agence qui travaille en itérations courtes, les étapes reflètent les sprints ou les cycles de validation client.
Les modèles de projets sont la fonctionnalité la plus sous-utilisée au démarrage. Un modèle préconfiguré avec vos étapes habituelles, vos tâches récurrentes et vos responsables par défaut vous fait gagner 20 à 30 minutes à chaque nouveau projet. Dès qu'un bon de commande bascule en projet, le modèle s'applique et la structure est prête.
Gérer les tâches et les sous tâches
Chaque tâche porte son responsable, sa date d'échéance, sa priorité et ses pièces jointes. Le fil de discussion interne centralise tous les échanges sur la tâche : mentions, commentaires, notifications. Quand une tâche change de mains, l'historique est complet sans avoir à fouiller les boites mail.
Les sous-tâches permettent de décomposer des livrables complexes sans alourdir la vue principale. Une tâche 'Développement module X' peut contenir cinq sous-tâches assignées à des profils différents, chacune avec ses propres heures imputées.
Pour les projets avec des dépendances et des jalons critiques, le Gantt (version Enterprise) visualise l'ensemble des tâches sur une frise temporelle. Déplacer une tâche replanifie automatiquement ce qui en dépend. La version Community propose les vues Kanban, liste et calendrier.
Saisir les heures et valider les feuilles de temps
Chaque tâche dispose d'un chronomètre intégré et d'un champ de saisie manuelle. Le collaborateur pointe en direct ou saisit ses heures en fin de journée, directement sur la tâche concernée. La saisie est liée à la tâche, au projet et au client : pas d'affectation ambiguë, pas d'heures perdues dans une catégorie générale.
Le manager accède aux feuilles de temps de son équipe filtrées par collaborateur, par projet ou par période. Il valide ou corrige avant que les heures ne partent en facturation. Ce circuit en deux temps évite les erreurs de saisie sans alourdir le processus pour les opérationnels.
Le rapport de charge par collaborateur affiche en temps réel qui est disponible et qui approche de ses limites. Pour un directeur de projets qui gère plusieurs missions en parallèle, c'est l'outil qui remplace le tableau de bord Excel mis à jour le lundi matin.
Facturer depuis les feuilles de temps
Trois modes de facturation sont disponibles selon votre type de contrat :
Temps et matériaux (régie) : chaque heure validée dans les feuilles de temps génère une ligne de facture. Le client paie ce qui a été consommé. Utilisé pour l'assistance, la maintenance, les missions au TJM.
Jalons : la facturation se déclenche quand une étape clé est atteinte (livraison d'un lot, recette, mise en production). Adapté aux projets avec des livrables identifiés et des règlements échelonnés.
Forfait fixe : le montant est défini à la commande. Le suivi des temps reste actif pour analyser la rentabilité réelle, mais n'influence pas la facture.
Depuis le tableau de bord de facturation, le responsable admin sélectionne les heures validées sur une période, choisit le projet et le client, et génère la facture en quelques clics. Toutes les lignes sont préremplies. Pas de ressaisie, pas de risque d'oubli.
Piloter la rentabilité par projet
Le module Comptabilité analytique d'Odoo produit, pour chaque projet, un résultat en temps réel : revenus facturés, coûts imputés (heures valorisées au taux de revient, achats, sous-traitance), marge dégagée. Ces chiffres se mettent à jour dès qu'une heure est saisie ou qu'une facture est validée.
Le chef de projet suit l'avancement du budget consommé versus le budget vendu. Le DAF surveille la marge par affaire sans extraction mensuelle. Les deux consultent la même donnée, au même instant.
